Betriebsadministrator, Deutschland

STELLENANGEBOT FÜR VOLLZEITZEIT
Betriebsadministrator
Einsatzabteilung
Berliner Büro
Bewerbungsschluss: 17. September 2023

Die Operations-Abteilung von Human Rights Watch (HRW) sucht Kandidaten für die Position des Operations Administrators, die täglich Unterstützung leisten, um den reibungslosen Betrieb und die Effizienz des HRW-Büros in Berlin sicherzustellen. Es handelt sich um eine einjährige Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden zur Absicherung der Elternzeit. Diese Position ist in Berlin angesiedelt und berichtet an den Senior Associate Director of European Operations mit Sitz in Genf, Schweiz.

Der erfolgreiche Kandidat hat möglicherweise die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, muss jedoch etwa zwei bis drei Tage pro Woche im Büro arbeiten. Unser Ziel ist es, bei der Rekrutierung und Einarbeitung dieser Position so flexibel und unterstützend wie möglich zu sein.

Verantwortlichkeiten:

Finanzen

1. Als lokaler Finanzvertreter fungieren und bei der Umsetzung der Finanzpolitik auf lokaler Ebene unterstützen;

2. Bankkonten und Cashflow verwalten;

3. Unterstützung des Senior Associate Director of European Operations bei der Erstellung und Überwachung des Bürobudgets;

4. Erfassen Sie alle monatlichen Finanzaktivitäten im Finanzsystem der Organisation.

5. Verarbeiten Sie Finanztransaktionen, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Renten, monatliche Rechnungszahlungen, Kostenerstattungen und Auszahlungen;

6. Erstellen Sie interne und externe Finanzberichte.

7. Ausgaben- und Einnahmentransaktionen verarbeiten und verfolgen;

8. Intercompany-Transfers verarbeiten, verfolgen und klassifizieren;

9. Arbeiten Sie mit Finanzdienstleistern wie Wirtschaftsprüfern, Buchhaltern und staatlichen Finanzämtern zusammen. Und

10. Verwalten Sie Probleme im Zusammenhang mit dem Rechtsstatus von HRW, Registrierungen und damit verbundenen Anforderungen.

Recht/Governance

1. Unterstützung des Regional Operations Managers bei der Bewältigung von Problemen im Zusammenhang mit dem rechtlichen und gemeinnützigen Status von HRW;

2. Arbeiten Sie mit dem Regional Operations Manager zusammen, um die Einhaltung lokaler Gesetze sicherzustellen und mit dem General Counsel in Fragen im Zusammenhang mit Unternehmensgesetzen und -führung, Arbeitsgesetzen, Wohltätigkeitsorganisationen, Gesundheits- und Sicherheitsgesetzen usw. in Kontakt zu treten. ;

3. Planen, organisieren und koordinieren Sie Vorstandssitzungen deutscher Verbände, nehmen Sie Kontakt zu Vorstandsmitgliedern auf, bereiten Sie alle erforderlichen Dokumente vor und verteilen Sie sie, führen Sie Protokolle und führen Sie andere Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Koordinierung von Vorstandsgremien durch.

4. Stellen Sie sicher, dass alle Entitätsinformationen in der Entitätsdatenbank von HRW aktualisiert werden. Und

5. Arbeiten Sie in Abstimmung mit dem Regionaldirektor für Betrieb und Finanzen an der Vorbereitung unternehmensübergreifender Überweisungen und Zahlungspläne.

Humanressourcen

1. Als lokaler HR-Vertreter fungieren und bei der Umsetzung der HR-Richtlinien auf lokaler Ebene unterstützen;

2. Den Mitarbeitern bei allgemeinen HR-Fragen antworten;

3. Sorgen Sie für ein gutes Verständnis, praktische Kenntnisse und die Einhaltung der örtlichen Arbeitsgesetze;

4. Unterstützung bei der Rekrutierung, Einarbeitung und Abreise von lokalen Mitarbeitern, Stipendiaten, Beratern und Praktikanten;

5. Verwaltung und Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Renten, Gesundheitsleistungen und Versicherungen der örtlichen Mitarbeiter;

6. Kontaktaufnahme mit und Unterstützung der Personalabteilung der Zentrale bei lokalen Rechts- und Prüfungsangelegenheiten der Personalabteilung;

7. Kontakt zu lokalen Regierungsstellen, Versicherungs- und Rentenanbietern sowie anderen HR-Dienstleistern herstellen;

8. Recherche und Unterstützung bei Einwanderung, Visa und Mitarbeiterumzug; Und

9. Pflegen Sie ein einheitliches Ablagesystem und eine Datenbank zur Anwesenheitsverwaltung.

Einrichtungsverwaltung

1. Den reibungslosen und effizienten Betrieb des Büros aufrechterhalten;

2. Verwaltung allgemeiner Bürowartungs- und Einrichtungsprobleme;

3. Kontaktaufnahme mit dem Eigentümer in Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Räumlichkeiten;

4. Beauftragen Sie Lieferanten und Dienstleister und verhandeln Sie Handels- und Dienstleistungsverträge auf kosteneffiziente Weise.

5. Beantwortung allgemeiner Anfragen per Post, E-Mail und Telefon;

6. Koordinieren Sie gesellschaftliche Veranstaltungen im Büro und die damit verbundene Logistik.

7. Aufrechterhaltung der Sicherheit und Protokolle im Büro; Und

8. Stellen Sie sicher, dass die Sicherheitsstandards im Büro den örtlichen Vorschriften entsprechen.

Informatik

1. Wenden Sie sich an die IT/den Helpdesk, um Computerprobleme zu lösen und Netzwerkdateien bei Bedarf zu sichern und zu aktualisieren

2. Wenden Sie sich an die IT-Abteilung oder den örtlichen Telefon- und Internetdienstanbieter, um Telefon- und Internetprobleme zu lösen.

Andere

1. Reisen Sie gelegentlich, je nach Bedarf; Und

2. Führen Sie nach Bedarf weitere Aufgaben aus.

Qualifikationen*:*

Ausbildung: Erforderlich ist ein Bachelor-Abschluss oder eine gleichwertige Ausbildung in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen, Buchhaltung, Betriebswirtschaft, Non-Profit-Management, Personalwesen oder einem verwandten Bereich.

Erfahrung: Es sind mindestens drei (3) Jahre operative oder administrative Erfahrung, vorzugsweise in einer globalen Organisation, erforderlich. Erfahrungen in den Bereichen Buchhaltung, Buchhaltung, Non-Profit-Management und/oder Personalwesen sind äußerst wünschenswert.

Verwandte Fähigkeiten und Kenntnisse:

1. Es sind ausgeprägte organisatorische, administrative, analytische und finanzielle Fähigkeiten erforderlich.

2. Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und Liebe zum Detail sind erforderlich.

3. Eigenmotivation und die Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, Prioritäten mit minimaler Aufsicht zu setzen, Probleme zu lösen und selbstständig zu arbeiten sowie als Mitglied eines Teams mit verteilten Mitarbeitern an mehreren Standorten auf der ganzen Welt zu fungieren, sind erforderlich.

4. Die Fähigkeit, unter Druck gut zu arbeiten, gleichzeitig mehrere Aufgaben zu bewältigen und Fristen effektiv einzuhalten, ist erforderlich.

5. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch sind erforderlich; Fließende Kenntnisse in anderen Sprachen sind äußerst wünschenswert.

6. Kenntnisse in Computersoftwarepaketen einschließlich MS Office-Anwendungen sind erforderlich.

7. Gutes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit sind unerlässlich.

8. Erfahrung mit Finanzen, Personalwesen oder Entwicklungsdatenbanken ist wünschenswert.

Andere: Bewerber für diese Position müssen über eine gültige deutsche Arbeitserlaubnis verfügen.

**Gehalt und Zusatzleistungen:**HRW sucht außergewöhnliche Kandidaten und bietet eine wettbewerbsfähige Vergütung und vom Arbeitgeber bezahlte Zusatzleistungen.

Wie man sich registriert: Bitte bewerben Sie sich umgehend oder per E-Mail 17. September 2023 indem Sie unser Online-Jobportal unter besuchen https://careers.hrw.org und fügen Sie ein Motivationsschreiben und einen Lebenslauf bei. Bitte keine Anrufe oder E-Mail-Anfragen. Es werden nur vollständige Bewerbungen geprüft und nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiert.

Wenn Sie beim Einreichen Ihrer Bewerbung auf technische Schwierigkeiten stoßen oder während des Bewerbungsprozesses Anpassungen benötigen, senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected]. Aufgrund der großen Anzahl an Rückmeldungen werden per E-Mail eingereichte Bewerbungen nicht berücksichtigt und Anfragen zum Bewerbungsstatus bleiben unbeantwortet.

Human Rights Watch ist stark, weil es vielfältig ist. Wir suchen aktiv nach einem vielfältigen Kandidatenpool und ermutigen Kandidaten mit unterschiedlichem Hintergrund, sich zu bewerben. Human Rights Watch diskriminiert nicht aufgrund von Behinderung, Alter, Geschlechtsidentität und -ausdruck, nationaler Herkunft, Rasse und ethnischer Zugehörigkeit, religiösen Überzeugungen, sexueller Orientierung oder Hintergrund. gerichtlich. Wir begrüßen jede Art von Vielfalt. Zu unseren Mitarbeitern zählen Eltern und Nicht-Eltern, Autodidakten und Hochschulabsolventen mit einem breiten Spektrum an sozioökonomischen Hintergründen und Weltperspektiven. Human Rights Watch setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein.

Human Rights Watch ist eine internationale Organisation zur Überwachung und Interessenvertretung der Menschenrechte, die für ihre gründlichen Untersuchungen, prägnanten und zeitnahen Berichte, innovativen und weitreichenden Interessenvertretungskampagnen und den Erfolg bei der Änderung von Menschenrechtsrichtlinien und -praktiken bekannt ist. Der Mann einflussreicher Regierungen und internationaler Organisationen. Betriebe.