Außenstellenleiter – Roving – Arabische Republik Syrien

Sie beabsichtigen, für eine Organisation zu arbeiten, in der es sich lohnt, Ihre Persönlichkeit, Ihre Fähigkeiten und Ihre Zeit zu investieren? Sie suchen einen Job, der spannend ist und klare Ziele hat? Willkommen bei der Welthungerhilfe! Wir sind eine der größten und angesehensten privaten Organisationen für Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe in Deutschland. Wir sind eine politisch unabhängige und überkirchliche Organisation, unser werteorientiertes Handeln orientiert sich stets an humanitären Grundsätzen. Unsere Vision ist eine Welt, in der jeder die Chance und das Recht hat, ein selbstbestimmtes Leben in Würde und Gerechtigkeit zu führen, frei von Hunger und Armut.

Der Hauptsitz der Welthungerhilfe befindet sich in Bonn, Deutschland, während der Einsatz in Syrien von unserem Länderbüro in Gaziantep gesteuert wird. Die Welthungerhilfe wurde 2013 in der Türkei gegründet, um den von der Syrien-Krise betroffenen Menschen zu helfen. Seitdem hat die Organisation ihren Programmumfang und -umfang erweitert, um den größtmöglichen Beitrag zur Erfüllung humanitärer Bedürfnisse in der Türkei und im Nordwesten Syriens zu leisten. Die Welthungerhilfe hat Außenstellen in Azaz und Afrin sowie in Ankara, Istanbul, Hatay und Mardin. Das Syrien-Reaktionsprogramm umfasst Ernährungssicherheit, WASH-Dienste, Notunterkünfte und NFI-Dienste, Schutz, frühzeitige Genesung und Lebensunterhalt.

Wenn Sie Teil dieses gemeinsamen Einsatzes in der Türkei, Syrien und dem Libanon werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung als:

Außendienstleiter – Raub *

Auf der Hin- und Rückfahrt zwischen den Standorten Dana, Afrin und Azaz wird der Basisstandort das AlDana-Büro in Idleb sein. Die zeitliche Aufteilung zwischen den Standorten beträgt Dana 40 %, Azaz 40 % und Afrin 20 %.

Die Stelle ist bis zum 1. September 2022 zu besetzen, bei einer Vertragslaufzeit von einem Jahr. Je nach Projektdauer bestehen gute Aussichten auf eine Verlängerung. Der Servicestandort wird im Büro von Aldana angesiedelt sein und sich zwischen den Büros von Azaz und Afrin in Syrien bewegen. Die Post wird nach SG7 bezahlt, Monatliche Roaming-Freigaben werden gewährt.

deine Verantwortungen

Die FOM-Position wird zwischen den Standorten Dana, Afrin und Azaz verlegt, der Basisstandort wird Dana sein. Die zeitliche Aufteilung zwischen den Standorten beträgt Dana 40 %, Azaz 40 % und Afrin 20 %.

Der FOM berichtet an den Senior Logistics Officer und ist die zentrale Anlaufstelle in Bezug auf die gesamte operative Koordination der Außenstelle, strategische Aufgaben, die von der Geschäftsleitung delegiert werden, die Aufsicht über die administrativen Aktivitäten, die die reibungslose Verwaltung der Büros erleichtern, und ist die zentrale Anlaufstelle in Bezug auf zu allgemeinen externen Geschäftsbeziehungen. Das BFM wird von den EPLR über die Programmumsetzung, die externe Beteiligung und die operativen Herausforderungen informiert.

1. Koordinierung Fragen der geteilten Verwaltung: NB: Die Definition von geteilt in diesem Zusammenhang bezieht sich auf den Zweck der Ressource, ob personell oder materiell, und ob sie funktional projektübergreifend geteilt wird. Als solche beziehen sich gemeinsam genutzte Ressourcen im Allgemeinen auf Hilfspersonal, Büroräume, Vermögenswerte und Verbrauchsmaterialien. Das EPLR für das Projekt, unter dem diese gemeinsame Ressource finanziert wird, sollte informiert und gegebenenfalls konsultiert werden.

• Projektübergreifende Koordination am definierten Ort: Förderung der Koordinierung administrativer, finanzieller und logistischer Belange, um Synergien und die bestmögliche Nutzung von Ressourcen zu gewährleisten
• Koordination gemeinsam genutzter Ressourcen: Zu Beginn jedes Projekts und in regelmäßigen Abständen sollten sich RDPs und FOMs in Absprache mit den relevanten HODs auf die Verwaltung gemeinsam genutzter Ressourcen einigen. In der Regel leitet der Abteilungsleiter Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Erwerb gemeinsam genutzter Ressourcen. muss sich aber auch mit dem FOM und den RDPs beraten, um eine reibungslose, effektive und effiziente Nutzung aller Ressourcen und Materialien am Standort sicherzustellen. Insbesondere wird das FOM dazu führen, dass eine gerechte Zuteilung von Büroräumen und Fahrzeugen sichergestellt wird, und die Probleme für das Management werden eskalieren, wenn vor Ort kein Konsens erzielt wird.

1. Außendarstellung und Vernetzung: Das BFM kann beauftragt werden, eine offizielle WHH-Vertretung gegenüber relevanten lokalen Behörden, Partnern und Vermietern zu führen. Um insgesamt kohärente Außenbeziehungen zu gewährleisten, sollten der Liaison Focus Point (entweder in der Außenstelle, sofern vorhanden, oder auf Länderbüroebene) und der Zugangsmanager konsultiert werden, bevor externe Treffen eingerichtet oder vereinbart werden, und sollten dies nach Möglichkeit auch tun bei hochrangigen Treffen anwesend sein, mit der Verantwortung, das Protokoll des Treffens zu führen. Die projektspezifischen Außenbeziehungen werden durch das jeweilige EPLR geführt, das dafür sorgen muss, dass sowohl der Liaison Focus Point als auch das BFM über das Treffen informiert sind und zeitnah Protokolle geführt und weitergegeben werden.
2. Verhaltenskodex und Personalverantwortung: Gewährleistung der allgemeinen Einhaltung des Verhaltenskodex und der damit verbundenen Richtlinien durch das Team, einschließlich der Arbeitszeiten und der Nutzung von Vermögenswerten sowie der ordnungsgemäßen Bearbeitung von Beschwerden.

· Jegliches unethisches Verhalten und Beschwerden müssen gemäß der Richtlinie behandelt und sofort gemeldet werden: https://www.welthungerhilfe.org/about-us/transparency-and-quality/code-of-conduct/. Die Kommission für schwerwiegende Beschwerden kann die Unterstützung des BFM für die Koordination und Durchführung von Untersuchungen auf Feldebene anfordern.

· Alle disziplinarischen Probleme bezüglich des COC müssen die Personalabteilung und den zuständigen funktionalen/technischen Vorgesetzten in die Entscheidung einbeziehen, bevor Maßnahmen ergriffen werden. In Fällen, in denen kein Konsens besteht, hat das CD die endgültige Entscheidung getroffen.

· Gegebenenfalls kann das BFM in Absprache mit dem entfernten fachlichen/technischen Linienvorgesetzten in den Rekrutierungsprozess für unterstützendes/geteiltes Personal einbezogen werden. RDPs sollten für alle spezifischen Anforderungen konsultiert werden, die berücksichtigt werden müssen.

· Unterstützung bei der Verwaltung des Signaturprozesses für die HR-bezogenen Dokumente – vorbereitet und gesendet vom Gaziantep-Büro – von den neuen oder aktuellen Beratern / Tagesarbeitern und rechtzeitiges Zurücksenden der Dokumente an das Gaziantep-Büro.

· Stellen Sie sicher, dass die Einweisung neuer Berater an ihrem ersten Arbeitstag erfolgt.

· Unterstützung beim Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter.

· Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um die Bürorichtlinien nach Bedarf zu aktualisieren und zu pflegen

· Berücksichtigen Sie Anfragen von Mitarbeitern zu Büromanagementangelegenheiten (z. B. Schreibwaren, Hardware und Reisevorbereitungen)

· Erhalten Sie auf Anfrage das COI-Erklärungsformular von den Mitarbeitern und teilen Sie es mit Compliance und HR.

1. Verwaltungsaufgaben: Das BFM ist dafür verantwortlich, dass alle administrativen Prozesse effizient funktionieren.

· Management von Büros / Einrichtungen; inkl. Wartung und reibungslosem Betrieb aller Büroeinrichtungen (Strom, Wasser, Telefon, Heizung etc.)

• Abwicklung von Zahlungen aus; Bürogebäude, Nebenkosten inkl. Strom, Wasser, Telefon und Heizung etc.
• Unterstützt die Besucherlogistik und trifft Reisearrangements, einschließlich Tickets, Flüge, Hotelbuchungen und Transporterleichterungen.
• Erfassen und verteilen Sie eingehende und ausgehende Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Pakete, persönlich zugestellte Nachrichten, und überwachen Sie Antworten.
• Treffen Sie administrative und logistische Vorkehrungen für Meetings, Workshops und Schulungen.
• Nehmen Sie an Mitarbeiterversammlungen teil, erstellen Sie Protokolle und verteilen Sie sie bei Bedarf.
• Stellen Sie sicher, dass Schreibwaren und Büromaterialien in Büros ausreichend vorhanden sind.
• Verwalten Sie Ablagesysteme (dies kann online / in Papierform sein).
• Entwickeln und implementieren Sie neue Verwaltungssysteme, wie z. B. Records Management.
• Veranlassen Sie regelmäßige Prüfungen für elektrische Geräte und Sicherheitseinrichtungen.
• Schreiben Sie monatliche Berichte für die Senior Management Group (SMG) und liefern Sie Präsentationen, wann immer Sie von SMG angefordert werden.
• Entwickeln Sie Bürorichtlinien und -verfahren und stellen Sie sicher, dass sie angemessen umgesetzt werden.
• Aktualisieren Sie den Index der Kontaktadressen regelmäßig (Telefon, E-Mail).

1. Flottenmanagement:

• Zuweisung der Fahrzeuge an das Personal gemäß Fahrplan.
• Überwachen Sie die regelmäßige Wartung der Fahrzeuge, stellen Sie sicher, dass die Fahrzeuge gut gewartet und mit der erforderlichen Ausrüstung ausgestattet sind (Ersatzreifen, Werkzeugkasten, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten und Tonkette usw.)
• Überwachung des Fahrtenbuchs der Fahrzeuge, um die vernünftige Nutzung der Fahrzeuge sicherzustellen.
• Management von Managern einschließlich der Planung ihrer Aufgaben.

Dein Profil

• Post nur für syrische Staatsbürger geöffnet
• Ausbildung: Bachelor-Hochschulabschluss in einschlägiger Fachrichtung
• Berufserfahrung: 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in einer Non-Profit-Organisation
• Fähigkeiten / Kenntnisse: Computerkenntnisse in Microsoft Office
• Erfahrung in der Verwaltung von Logistik, einschließlich Lagern, Bestandsverwaltung.
• Erfahrung in Flottenmanagement, Fahrzeugzuweisung, Überwachung und Wartung.
• Erfahrung in der Büroverwaltung, täglicher Bürobedarf inkl. Büromaterial / Schreibwaren, Büroreinigung und -wartung.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Stakeholdern, Regierungsbeamten und Partnern.
• Soziale Fähigkeiten; Fähigkeit, sich in ein transkulturelles Team zu integrieren, fleißig, gute Kommunikationsfähigkeiten, Fähigkeit zur Motivation und Entwicklung der Fähigkeiten anderer, Liebe zum Detail, Zusammenarbeit, gute Laune.
• Sprachkenntnisse: Englisch und Arabisch sind erforderlich (in Wort und Schrift), Türkisch ist von Vorteil.

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, in einem sehr engagierten Team in einem verantwortungsvollen und interessanten Umfeld zu arbeiten. Die Welthungerhilfe legt großen Wert auf die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die Vergütung richtet sich nach unserer geschlechtsunabhängigen Gehaltstabelle. Darüber hinaus bietet die Welthungerhilfe viele weitere Benefits.

Die WHH erhält Mittel von ihren Spendern für Projekte. Bei Sicherstellung der notwendigen Mittel kann die Dauer der ausgeschriebenen Stelle verlängert werden. Ist die Projektfinanzierung nicht gesichert, werden die Aktivitäten komplett eingestellt und das Arbeitsverhältnis beendet.